Kommt dir das bekannt vor?

Du arbeitest. 

Und arbeitest. 

Und arbeitest.

Irgendwann ist der Tag vorbei. Du klappst um 18:07 den Laptop zusammen und fragst dich:

“Was hab ich heute eigentlich den ganzen Tag gemacht?!”

Das ist eine gute Frage. 

Denn auf der ToDo-Liste stehen nicht weniger Punkte drauf.

Häufig steht da sogar noch mehr drauf als am Morgen.

 

Hmm. 🤔

 

Für viele Agenturinhaber ist Zeitmanagement ein großes Thema. Warum? Weil an jeder Ecke eine Ablenkung lauert. Stichwort: Shiny Object Syndrome. 😉

Doch mit diesem Artikel wollen wir das beenden.

Denn wir werden gemeinsam:

 

• herausfinden, wie du effektiver und effizienter mit deiner Zeit umgehst.
• eine klare IST-Analyse auf die Beine stellen, die dir garantiert die Augen öffnen wird
• herausfinden, welche Entscheidung du für den jetzigen Moment treffen musst, um dein Unternehmen nach vorne zu bringen

 

Bereit dazu?

Sehr gut.

Dann lass uns mit einer Frage beginnen, die sich nur die wenigsten stellen:

 

Was ist Zeit?

Was ist eigentlich diese Zeit? Hmm – gar nicht so leicht zu beantworten, denn sie war schon immer irgendwie da und für jeden ist sie etwas anderes. Zeit zu messen, funktioniert deshalb nicht, wenn wir keinen einheitlichen Referenzpunkt haben. 

Also hat man sich irgendwann auf einen Standard geeinigt. 

Und obwohl sie einheitlich und fest definiert ist, nimmt trotzdem jeder seine eigene Zeit anders wahr. 

Woher kommt dieser Unterschied?

Zeit ist an subjektive Wahrnehmung verknüpft

Glaubst du nicht? Dann fasse mal an eine warme Herdplatte. 

Dir wird 1. Minute vorkommen wie die Ewigkeit. Anders wirst du deine “1. Minute” verbringen, wenn du ein Date mit einer schönen Frau hast. 😉

Warum ist das wichtig zu wissen?

Deine Wahrnehmung ist nicht zuverlässig

Deshalb können wir uns nicht auf unsere Wahrnehmung verlassen, wenn wir optimieren und rationale Entscheidungen treffen wollen.

(☝️Lies diesen Satz am besten nochmal. Es ist der wichtigste in diesem Artikel)

 

Wenn ich Agenturinhaber frage, wie viel Zeit sie in der Akquise oder Delivery machen und sie antworten mir dann, X-Stunden, hake ich oft nach:

“Hast du das gemessen?” 

“Öhm … nein. Wieso?!”.

 

Okay, alles klar. 

In diesem Moment weiß ich, dass wir keine valide Grundlage für Entscheidungen haben. Deshalb geht es in dem nächsten Schritt um eins:

 

Lücke zwischen dem Gefühl und der Realität schließen

Ist es dir schon mal passiert, dass du dich absolut falsch eingeschätzt hast, als es um eine Aufgabe ging? 

Unabhängig davon, ob du zu lange gebraucht hast oder schneller fertig wurdest, liegt deine Planung in den meisten Fällen falsch.

Hast du dich schon mal gefragt, woher das kommt? 

Ich will es dir verraten:

 

Du hast keine Erfahrungswerte gehabt, um richtig zu planen.

 

Damit bist du nicht alleine – Jeder Agenturinhaber der Welt hätte es an deiner Stelle ebenfalls falsch eingeschätzt. Alles andere wäre ein Glücksfall.

Fatal wird diese Fehleinschätzung, wenn es um …

• komplette Projekte 
• Mitarbeitereinstellungen
• Feuerlöschaufgaben
• Einzelaufgaben in der Delivery

usw. geht.

Vermutlich willst du einwenden.: Du hast doch geplant. 

Es stand ja in deinem Kalender, stimmt’s?

 

Lass mich dir eine Sache sagen:

Deine Kalenderplanung reicht nicht aus.

Selbst, wenn sie extrem gut durchdacht ist, wenn du unsere umsatzproduzierende Wochenstruktur übernommen hast.

Warum? 

 

Weil dein Kalender nur die theoretische Vorstellung widerspiegelt. Deshalb müssen wir in der Retrospektive  schauen, wie viel Zeit wirklich eine Aufgabe gebraucht hat. Und daraufhin unsere Erfahrungswerte aufbauen.

Du musst quasi eine IST-Analyse machen. Und zwar keine, die auf deinem Bauchgefühl basiert – denn es ist subjektiv (du erinnerst dich?)

Doch bevor wir das machen, will ich dir erstmal die Vorteile nennen.

 

Lücke geschlossen? Deine 4 Vorteile

Mittlerweile wissen wir in unserem eigenen Unternehmen sehr genau:

• Wie lange es dauert, eine Copy zu schreiben.
• Wie hoch der Faktor ist, den der Videocutter bei einer bestimmten Länge des Videos zum bearbeiten braucht.
• Wie lange es im Grafikdesign dauert, 6 neue Statics zu erstellen.
• Wie lange uns ein Durchschnittskunde an Zeit in den Accountability-Calls kostet.
• Etc.

 

Und guess what?

Aufgrund dieser Daten sehen wir sehr genau, wo derzeit die Engpässe im Unternehmen sind und können bessere Entscheidungen treffen.

Wenn du selbst deine IST-Analyse gemacht hast, dann erwarten dich diese 4 Vorteile:

 

Vorteil #1: Du weißt, in welche Tasks deine Zeit WIRKLICH fließt

Für viele ist eine IST-Erfassung ein Augenöffner:

Denn manche glauben, dass sie super viel arbeiten, haben aber nur eine 30h/Woche. 

Auf der anderen Seite gibt es diejenigen, die glauben, dass sie nichts schaffen, aber 60h/Woche in die Agentur investieren, obwohl das Unternehmen kaum vorangeht. Und warum?

Weil du zu viele Low-Value-Tasks machst oder einige Kopfschmerz-Kunden hast, die dich mit einem saftigen Retainer blenden. Was meine ich damit?

 

Vorteil #2 Du weißt, wie viel Zeit du in einzelne Kundenprojekte investierst

Stell dir vor, einige Kunden von dir zahlen saftige Retainer, sorgen aber auf der anderen Seite für viele Feuerlöschaufgaben. Am Ende des Monats denkst du dir vielleicht “na gut – wenigstens ist der Umsatz dafür da” … aber ist das wirklich klug, wenn man sich die Realität anschaut?

Wenn einige Agenturinhaber die Zahlen schwarz auf weiß sehen würden, wie viel Zeit sie wirklich in Kundenprojekte investieren und sich dann den theoretischen Stundenlohn ausrechnen würden, dann wäre vermutlich eine Festanstellung für sie rentabler.

Ich selbst hatte einen krassen Augenöffner-Moment, als ich gemerkt habe, dass ich in der gleichen Zeit 5-7 Beratungen mit Kunden machen könnte, die in der Summe mehr Umsatz bringen würde, anstatt an 1x Kunden operativ mitzuarbeiten. 

 

Vorteil #3 Du weißt, für welche Aufgabe du den nächsten Mitarbeiter einstellen solltest

Fakt ist: viele Agenturinhaber hiren nach “Bauchgefühl” und nicht nach dem wirklichen Engpass. Danach werden die Aufgaben um den Mitarbeiter herum verteilt, um ihn wirklich voll zu beschäftigen.

Wenn der Mitarbeiter dann kündigt, ist ein ziemliches Loch entstanden. Glaub mir, das willst du nicht. 😉

Viel besser wäre es, genau zu wissen, dass du jemanden für Copyaufgaben 10h/Woche brauchen kannst. Oder deine Assistenz dir 5h/Woche abnehmen kann, damit du in der Zeit mehr Sales machst.

Du holst die Leute quasi nach Bedarf rein.

Die nächste Erkenntnis hat ebenfalls mit deinen Mitarbeitern zu tun.

 

Vorteil #4: Du weißt, welche Benchmarks für bestehende Prozesse existieren

Hast du erstmal Benchmarks für bestehende Prozesse getrackt, dann weißt du, welcher Output möglich ist. Gibt es auffällige Abweichungen, dann weißt du, dass da was faul ist.

Außerdem kannst du durch diese Benchmarks mehrere Projekte gleichzeitig jonglieren und Belastungsspitzen vorhersehen und dementsprechend besser reagieren.

Okay – nachdem ich dich von den Vorteilen überzeugt habe, gibt es nur noch eine Frage zu klären:

→ Wie schaffst du es, deine Zeit objektiv zu messen? Nachdem ich jahrelang mehrere Tools dafür getestet habe, will ich mit dir die 2 besten teilen:

 

2 Wege, um deine Zeit objektiv zu messen

Fangen wir mit dem Oldschool-Weg an.

Weg Nr.1: Der Oldschool-Weg

Timer auf 30 Min + aufschreiben, was du machst.

Vermutlich hast du von der Methode schon gehört. Sie ist weitverbreitet und funktioniert so:

Stelle dir einen Timer auf 30 Minuten. Jedes Mal, wenn der Wecker klingelt, schreibst du das auf, woran du gerade arbeitest.

Gegen Abend wertest du dann aus, welche Tasks du wirklich den ganzen Tag gemacht hast. Diese Methode ist nicht so empfehlenswert weil du alle 30 Minuten aus dem Fokus gerissen wirst. Aber sie ist besser als nichts.

 

Weg Nr. 2: Unser Weg, den wir intern nutzen

Timeluar-Würfel + Tracking-App

Mittlerweile gibt es haufenweise Trackingtools. Wir nutzen bei uns intern das Tool “Timeluar”, das sich aus einem physischen Würfel und einer Tracking-App zusammenstellt. Das Investment liegt dabei bei €57.50 für die Besorgung des Würfels.

Du hast die Möglichkeit, ein Abo abzuschließen, was dir zusätzliche Optionen wie zum Beispiel das Erstellen von Remindern, Charts und bisschen mehr ermöglicht. Ganz ehrlich? Brauchst du nicht. 😉

Egal, für welche Methode du dich entscheidest:

Damit du ein genaues Bild erhältst, empfehle ich dir, bestimmte Kategorien aufzustellen.

 

Unsere Best Practices für die Kategorisierung der Tasks

Hast du dir einen Timeluar-Würfel geholt, dann ist es super simple, das richtig zu tracken. Du legst den Würfel einfach auf die richtige Seite. Fertig.

Falls nicht, dann wirst du trotzdem etwas anfangen können. Es wird nur bisschen umständlicher, weil du mehr aufschreiben musst. Aber es ist machbar. 

Und so geht’s:

Bei jeder Aufgabe, die wir machen, fragen wir uns Folgendes:

Frage Nr. 1: In welchem State bist du bei der Aufgabe?

 

Also in welchem State bist du mit deinem Gehirn. Unsere internen Kategorien sind:

• DeepWork. Erschaffst du gerade Ergebnisse, dann bist du in diesem Mode. Dabei spielt es keine Rolle, ob es konkrete Endergebnisse sind oder Zwischenergebnisse. Alles, was deinen Fokus beansprucht, kommt in diese Kategorie rein.
• Kommunikation. Wie du dir denken kannst, fällt alles hier rein, was mit der Kommunikation mit anderen Menschen zu tun hat. Kundenmeeting, Teammeetings oder Salescalls als Beispiel.
• Planung. Planst du deinen Tagesstart? Oder eine neue Landingpage? Oder vielleicht die nächsten 2 Monate? Dann geht alles hier rein.
• Strategie. Wertest du eine Kampagne, Learnings oder Insights aus, um die langfristige Entwicklung zu beschließen, dann gehört das in diesen State rein.
• Abarbeiten. Was könnte das sein? Na, alle Aufgaben, die keinen Hyperfokus beanspruchen. Feedbackschleifen, Mails beantworten, Copy&Paste Aufgaben, Belege sortieren. Kurz: Alles, was keinen direkten Umsatz produziert.
• Weiterbildung. Selbsterklärend. Liest du ein Buch oder schaust dir einen Kurs an, dann wird das in dieser Kategorie getrackt. (Damit ist kein planloses Binge-Watching auf YouTube gemeint😉) 

Das sind unsere States, die wir bei uns intern definiert haben. 

Natürlich passt es nicht zu jedem Agenturinhaber und es ändert sich auch im Laufe der Zeit irgendwas, sodass du andere States oder Kategorien für dich definierst. 

Deshalb: feel free, um dir deine eigenen States oder Kategorien zu definieren.

 

Frage Nr. 2: Für wen machst du es?

Notiere dir, für wen du die Aufgabe machst. Machst du es für dein Unternehmen oder für ein Kundenprojekt?

Wenn Kundenprojekt: Für welchen Kunden machst du es genau? Somit findest du heraus, welcher Kunde dich am meisten beansprucht.

 

Frage Nr. 3: Was machst du genau?

Okay – du bist im DeepWork-Modus unterwegs. Aber was genau machst du? Schreibst du Copy, erstellst du Creatives oder bastelst du einen Funnel zusammen?

Bei Kommunikation: Machst du einen Sales-Call, eine Beratung oder hast du ein Teammeeting?

Das Zusammenspiel der 3 Fragen nehmen wir in das Tracking auf, damit wir einen genauen Überblick haben, was du genau den ganzen Tag machst.😉

Und so könnte es bei dir auf deinem Block aussehen:

 

Deine Aktion Steps:

Tracke die nächsten 14 Tage deine Tasks mithilfe der 3 Fragen und ermutige dein Team, das Gleiche zu tun. 

Nachdem du das 14 Tage diszipliniert gemacht hast, hast du zu 99% der Fälle eine klare IST-Situation.

Nun kannst du dir selbst die Fragen beantworten:

• Fließt die Mehrheit deiner Zeit in wirklich wichtige Tasks rein, die das Unternehmen voranbringen?
• Brauchst du in irgendeinem Department einen neuen Mitarbeiter?
• Hast du einen Kopfschmerzkunden, bei dem es besser wäre, wenn du dich von ihm verabschiedest?
• Hast du einen unproduktiven Mitarbeiter, der im Vergleich zu dem Rest eher schwache Leistung bringt?

Ich weiß – nur die wenigsten werden diese Analyse wirklich machen. Aber das ist dein größter Vorteil, wenn du sie wirklich durchziehst. 

Wir als Company machen sie ebenfalls regelmäßig. 

Nicht nur zum Thema Zeit. Auch zum Thema Profit.